Welches Unternehmen träumt nicht davon: Automatisierte Prozesse nehmen repetitive Aufgaben ab und Mitarbeitende werden entlastet, sodass sie sich auf drängendere Tasks konzentrieren können. Also wird unbedacht losgelegt, denn je schneller die Automatisierung etabliert ist, desto besser – oder?
Zu oft starten Unternehmen mit der Automatisierung ihrer Prozesse, ohne diese wirklich zu kennen oder zuvor zu optimieren. Ein Vorhaben, vergleichbar mit einer Besteigung des Mount Everest in Birkenstocksandalen: Theoretisch kann man direkt loslaufen, doch um den Aufstieg unbeschadet zu überstehen, braucht es zuvor Orientierung, Planung und Vorbereitung. Nicht umsonst wird eine oft nur Tage andauernde Expedition bereits Jahre im Voraus geplant.
In der Automatisierung ist es ähnlich: Ein schneller und unüberlegter Start – ohne die benötigte Landkarte und schützende Ausrüstung – sorgt in der Folge für unkontrollierbare Probleme und Ineffizienzen. Und damit im schlimmsten Fall für ein Scheitern des Projekts. Ohne BPM geht es also nicht: Denn fehlt eine klare Prozessgrundlage, laufen Automatisierungen nebeneinander statt miteinander, Tools sind nicht aufeinander abgestimmt und Workarounds werden zur Regel. Dann bleibt auch der erhoffte nachhaltige Mehrwert für Unternehmen, Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden aus.
Unter BPM, also Business Process Management, versteht man die systematische Erfassung, Analyse, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Disziplin, die dauerhaft im Unternehmen verankert werden muss, um kontinuierlich Überblick über Abläufe zu haben und Verantwortlichkeiten zu definieren. Damit bildet es die Grundlage nicht nur für Digitalisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen, sondern auch für den Bereich Compliance. Denn nur wer seine Prozesse genau kennt, kann auch sicherstellen, dass diese an jeder Stelle die erforderlichen Regeln und Vorschriften einhalten.
BPM spielt im Unternehmen vor allem dort eine Rolle, wo die Fachbereiche IT und Management aufeinandertreffen: Es übersetzt strategische Ziele in steuerbare Prozesse und macht operative Abläufe so nicht nur messbar, sondern ermöglicht auch deren langfristige Optimierung.
Ohne eine genaue Übersicht über die Trails und deren Begebenheiten würde niemand einen Aufstieg auf den Mount Everest in Betracht ziehen. Warum also einfach ohne Plan die Automatisierung von Prozessen angehen? Es braucht eine Prozesslandkarte, um die Nachhaltigkeit des Automatisierungsvorhabens zu gewährleisten. Sie übernimmt dabei die Rolle der Bergkarte und zeigt, welche Kern- und Unterstützungsprozesse existieren und wie diese miteinander verbunden sind. Erst durch den Überblick wird wirklich klar, an welchen Stellen Automatisierung sinnvoll ist und wo sie Risiken birgt. Ebenso wie eine falsche Route in den Bergen fatale Folgen haben kann, führt eine fehlende Prozesssicht im Unternehmen zu Fehlentscheidungen, die später nur mit großem Aufwand korrigiert werden können.
Und nicht nur das: Die aktuellen Prozesse im Unternehmen müssen auf Herz und Nieren untersucht und bewertet und daraufhin gegebenenfalls verschlankt, optimiert oder standardisiert werden. Prozessdokumentation und -analyse legen dabei Schwachstellen offen, während ein sauberes Prozessdesign stabile Strukturen schafft. Diese Standardisierung ist die Voraussetzung für die technische Umsetzung der Automatisierung.
Überspringen Unternehmen diese grundlegenden Schritte, schlägt sich das schnell im Produkt des Projektes nieder: Häufig werden unter großem Aufwand Prozesse automatisiert, die zwar viel Zeit fressen, im Unternehmensalltag aber nur selten aufkommen. Kürzere manuelle Aufgaben, die in hoher Frequenz durchgeführt werden müssen, werden links liegen gelassen – die Automatisierung führt komplett an der eigentlichen Prozesslandschaft vorbei.
Auch kann es dazu kommen, dass bestehende Fehler schlichtweg mit automatisiert werden. Dadurch steigen die Wartungskosten in die Höhe oder es entstehen neue Compliance-Probleme. Hat niemand zuvor die übergeordnete Prozesslogik definiert oder eine Übersicht der Abläufe in ihrer Gesamtheit, kann das zu Automatisierungen führen, die jeweils nur einen Teilprozess betreffen, oder gleich zu widersprüchlichen Automatisierungen, die sich gegenseitig aushebeln.
Typische Konsequenzen wie diese kosten im Nachhinein weit mehr Zeit und Aufwand, als die Automatisierung selbst zunächst einspart. Denn, was als Quick Fix hin zu mehr Schnelligkeit erscheint, kann bestehendes Chaos in den internen Abläufen nicht lösen. Vielmehr verschlimmert das unbedachte Vorgehen vorhandene Fehler und Ineffizienzen in den Prozessen noch, da die Automatisierung sich auf eben jene stützt. Fallen diese erst im Nachhinein auf, müssen nicht nur die Prozesse selbst geändert werden. Auch die darauf basierende Automatisierung muss umgehend angepasst werden, um weiterhin wirksam zu sein.
Um ihre Prozesse zu automatisieren und damit langfristig effizienter zu gestalten, müssen Unternehmen zunächst einmal BPM und Automatisierung als zwei Teilstücke desselben, iterativen Prozesses sehen. Automatisierung entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn die ihr zugrundeliegenden Prozesse wirklich verstanden und strukturiert sind. Dazu sollte zu Beginn des Vorhabens eine Prozesslandkarte erstellt werden. So schafft man sich einen Überblick über alle Kern- und Unterstützungsprozesse. Anhand der Karte können dann auch Verantwortlichkeiten geklärt werden: Für jede einzelne Prozesskette braucht es einen Owner. Dieser kennt sich mit den einzelnen Teilschritten aus, kennt typische Fehler sowie repetitive Abläufe und weiß, wo am ehesten Ressourcen eingespart werden können. Er oder sie gibt die Freigabe zur Automatisierung und kann so sicherstellen, dass sie keine Fehler beinhaltet, die in der laufenden Praxis aufwändig behoben werden müssen.
Bevor im letzten Schritt technische Tools – gewissermaßen die Ausrüstung für den Bergaufstieg – zum Einsatz kommen, gilt es, die in der Landkarte abgebildeten Prozesse zu standardisieren. Ebenfalls noch vor der Automatisierung hilft es auch, ein KPI-Framework zu definieren und sich die Frage zu stellen, was man mit dem Projekt überhaupt erreichen möchte. Reduzierte Bearbeitungszeit und -kosten oder eine geringere Fehlerquote sind hier nur einige der möglichen Ziele. Nicht zuletzt stellt sich auch die Frage: Was kann ich alleine automatisieren und in welchen Bereichen brauche ich externes Know-How? Auch auf dem Mount Everest begleiten schließlich Sherpas die risikoreichen Expeditionen. Ein erfahrener Partner wie T4DT kann bei der Umsetzung der Automatisierung nicht nur wichtige Planungslücken aufzeigen, sondern kennt vor allem die technischen Möglichkeiten der Tools und weiß, diese in die Praxis umzusetzen.
